新規システム構築する際の仕事の進め方
転職初日に新規立ち上げの部署への移動が決定し、最近は四苦八苦しながらプロジェクトを前に進めています。
その進め方で今度やるときはこうして進められると初動としてはよかったのではないかと思ったのでログ残します。
その前に
前提
サービス自体はすでにありました。簡単にいうと人材を集客して教育し事業所へ流す、その時の事業所への紹介料でマネタイズするというビジネスモデルです。
そしてざっくりとした業務フローですが営業がもともと強い会社なので、集客してきたユーザーに架電し、面談実施を行いそこで事業所へ紹介できる人材なのかを見極める。そして、見極めた後、就業支援やら教育などをして一定の力をつけて事業所へ流すという感じです。
状態
縦割りのチーム分けになっています。
なので架電部隊は架電部隊でデータを管理し、教育支援やらなんやらのところはまた別の方法でデータ管理しているという状態です。
そして、 データ連携もところどころうまくできていなく、担当の方が手作業で入力しているという感じでした。
やったこと
全体像の把握
正直アサインはされたものの「何して良いのかわからない、そもそもここはどこなんだ?」という状態だったので、各フローのリーダーや事業責任者などへのヒアリングを行いました。
そこでは主に以下を聞いていました。
- そもそもなぜシステムを入れるという判断になったのか
- KPIから乖離しているポイントはどこでどのくらい離れているのか
- なぜそのような乖離が生まれたのかの仮説を持っているのか
- 各フローは現在どういう作業を行なっているのか
- その中で今困っていることはなにか
- 今後どのようにしていきたいなどの理想はあるか
あとはその話を聞いてもっと知りたいことなどを追加で聞きました。
これを通して全体像の把握は完了し、なんとなくボンヤリとした各部門の業務フローと困っていることはわかります。
各フローの実際の作業の把握
ボンヤリとした、業務フローはわかったのですが具体的にどういう風に行なっているのはやはり実際に足を運ばないと理解はできなかったので各部門の見学なり体験なりしました。
フローの詳細、どんなデータをどこにどうやって管理しているのか、そしてそのデータはどこへ連携しているのかの理解できます。
理想形の設計
ここは未だ手が出ず。
何を理想形としどうあるのが業務的に一番楽で成果出るのか、そうあるにはシステム的にどうあるべきなのかを考える必要がありました。
ただこれを考えるにあたり、重要視したのが問題の切り出し方。
「切り出しが大きすぎると成果までに時間がかかる」
→なるべく問題を小さくしながら随時改善の効果が実際の現場に反映されるようにしないといけない。
なのでここを模索しながら、成果に繋がるところを改善していく方針にしました。
現状の問題の洗い出し
各フローのヒアリングや見学・体験を通して一旦下記を洗い出すことにしました。
- どこが改善できそうなのか
- どこに手を加えるのが一番事業としてインパクトがあるのか
そして、洗い出した中で自分なりの解決策を考え、その工数を見積もる。
見積もったあと、各部署に提案。そのまま実行して良いのか、それとも修正した方が良いのかを詳細を詰めていきました。
実行
スプリント形式の方が、自分はやりやすいのでgithubでissue管理し、何をいつまでにやるのかというのを管理することにしました。
反省
なんと言っても、スピード感は遅すぎたように思います。
というのも最初は「ビジネスモデルを理解し、どうあるべきなのか理想形を考える」というとてつもなく大きなものから考えようとして、時間が無駄にすぎていっていました。
また理想形ができたところで、現状のフローをいきなりガラッと変えることはあまりないと思います。ましてはその理想形が本当にベストなのかも未定です。
この場合は現状のもう実際に動き出しているフローがあるのでそこをどう改善するか、どういう設計にした方が効率良いのか、そういうところを考え先に実行しながら、同時進行で理想形を設計していくというのがトータル早く成果に結びついたのではないかなと思っています。
まとめ
やることとしては以下の順番がよいかなと現時点では考えています。
- 全体像の把握
- 各フローの理解
- 現状の問題点の洗い出し + 理想形の模索
- その問題点に関して自分なりの解決案を考える + 理想形の模索
- 工数見積もり
- 相談と修正
- 実装 + 理想形の模索
- 運用と改善 + 理想形の模索
上流工程の本とかを読んでもイメージはつくが実際にどう進めていいのかなかなかわからなかったので、 引き続き毎日考えながら次へ活かせるようにやっていきたい。
終わり。